Poučení o ochraně osobních údajů uživatelů VKOL

Příloha č. 4 Knihovního řádu

Informace o zpracování osobních údajů

Vědecká knihovna v Olomouci je příspěvkovou organizací Olomouckého kraje, který je jejím zřizovatelem.

Příspěvková organizace zpracovává osobní údaje v souladu s požadavky Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů nebo také GDPR).

Příspěvková organizace je správcem Vašich osobních údajů, které zpracovává zejména za účelem:

poskytování služeb registrovaným uživatelům
ochrany knihovního fondu
uchování historie výpůjček
evidence badatelů
přímého marketingu
vedení evidence sbírkových předmětů apod.
zajišťování smluvních vztahů
hodnocení spokojenosti čtenářů
statistické hodnocení činnosti VKOL

Rozsah zpracovávaných osobních údajů uživatele:

základní identifikační údaje: jméno a příjmení, adresa trvalého pobytu, datum narození, druh a číslo osobního dokladu, ze kterého byly čerpány identifikační údaje (občanský průkaz nebo pas nebo povolení k trvalému pobytu). Tyto údaje jsou povinné pro plné využívání služeb knihovny. Změnu základních údajů je uživatel povinen oznámit osobně bez zbytečného odkladu.
další kontaktní údaje: akademické tituly, kontaktní nebo přechodná adresa, další možná spojení (telefon, e-mail atd. - tyto údaje jsou nepovinné).
údaje pro statistické účely: např. pracující, student. Tyto údaje jsou nepovinné.
údaje služební: údaje o čtenářském průkazu, údaje o výpůjčkách, rezervacích atd.
údaje účetní: údaje o provedených finančních transakcích mezi uživatelem a knihovnou (dle zákona o účetnictví).
údaje právní: údaje o právních krocích, které VKOL učinila vůči čtenáři či jeho ručiteli, který se ocitl v prodlení se splněním svého dluhu. Zejména jde o údaje, kdy a kterému veřejnému úřadu byl adresován návrh směřující k obraně práv VKOL a jak tento úřad rozhodl a také údaje v listinách, kterými čtenář dokládá skutečnosti uvedené v žádosti.
Vaše nezbytné osobní údaje jsou shromažďovány a dále zpracovávány zejména na základě Vaší registrace (smlouvy o poskytování služeb), v rámci které jsou shromažďovány Vaše identifikační a kontaktní údaje.
další nezbytné údaje mohou být shromažďovány a dále zpracovávány na základě oprávněného zájmu Vědecké knihovny v Olomouci, který spočívá v ochraně knihovního fondu prostřednictvím monitoringu vybraných prostor prostřednictvím kamerového systému, detailnější identifikaci uživatele pro účely zamezení podvodům, uchování historie výpůjček atd.
v některých případech mohou být Vaše osobní údaje shromažďovány a dále zpracovávány na základě Vámi uděleného souhlasu, který vždy vyjadřuje svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev Vaší vůle se zpracováním Vašich osobních údajů za daným účelem a jehož součástí je vždy informace o možnosti udělený souhlas kdykoliv odvolat.
při zpracování Vašich osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování, na jehož základě by byly činěny úkony či rozhodnutí, jejichž obsahem by byl zásah do Vašich práv či oprávněných zájmů.
Vaše osobní údaje jsou zpracovávány pouze po nezbytnou dobu, která je individuální pro jednotlivé účely zpracování. Po uplynutí této doby jsou osobní údaje zlikvidovány nebo jsou dále uchovány po dobu stanovenou platným Spisovým a skartačním plánem, vydaným v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě.
knihovna zpracovává osobní údaje od okamžiku jejich poskytnutí knihovně až do momentu, kdy čtenář vysloví písemně nesouhlas s jejich uchováváním nebo uplyne lhůta dvou let od vypršení platnosti čtenářského průkazu a čtenář má vypořádané závazky vůči knihovně.
v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů máte právo na přístup k Vašim osobním údajům, na jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, vznést námitku proti jejich zpracování, případně uplatnit právo na přenositelnost údajů a další práva podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů.
svá práva a požadavky uplatňujte u referenta správy ochrany osobních údajů. Vaše požadavky budou vždy řádně posouzeny a vypořádány v souladu s příslušnými ustanoveními obecného nařízení. V případě, že nebudete souhlasit s vypořádáním Vašich požadavků a žádostí, máte právo podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů.